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谈谈如何做好办公室工作

[编辑:曹惠杰]     [文章来源:河南秘书杂志]     [编辑时间:2022/8/7]     

  

曹惠杰

   企业改革发展的不断深入,对办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求。如何搞好办公室的工作,作为一个从事办公室工作不久的新兵,笔者提出一点个人看法,以期抛砖引玉,为共同搞好办公室的工作,为公司的改革发展提供服务。

   做好办公室工作就要仔细研究办公室的职能

   办公室是一个企业不可缺少的重要部门,之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。这些职能发挥得好坏,对企业的全家工作有着直接的、重要的影响。

   管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。其内容包括以下几个方面,一是公文管理,即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜;二是事务管理如会议的安排、会场的布置、接待上级和兄弟单位的来人,办公室的值班、保卫、通讯联系以及单位的环节管理等;三是信息处理,即利用计算机网络等各种现代化手段,为办公自动化服务;四是搞好服务,即为保证企业的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。

   综合协调职能有如下内容:一是统一步调,切实保政领导班子的正确决策能够认真贯彻落实;二是化解矛盾,即在单位局部利益发生冲突时,进行协调,进而化解矛盾;三是合理安排,协调领导班子安排好决策实施过程中的人和事,将矛盾解决在萌芽之中,监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、督促和指导,其目的实使他们迅速、准确、有效的完成决策目标,其主要内容,一是检测工作进度,检查工作质量,;二是督办;三是排忧解难;四是通过传达、制定有关方针政策及做出解释进行指导。

   参谋咨询工作主要包括以下内容:一是通过各现代化手段为领导决策提供各种信息;二是协助决策,发挥参谋、助手作用。

   根据办公室职能的要求,办公室应有一个政治素质与业务素质斗过硬的队伍。办公室人员要不断学习,提高自身素质,这样才能适应办公室各种的需要。

   做好办公室各种,应“一实”、“一快”、“一博、“两勤”、“三心”

   “一实”即求实。办公室各种,无论是办文,还是办事,都要从实际出发,实事求是,对政下药。

   “一快”,即办事要快捷,好中求快,快中求好,努力提高各种效率。办事拖拉,作风疲沓,时间观念不强,是影响各种效率的主要因素。办公室的工作人员要切实做到当日事当日毕,急事急办,特事特办,及时完成领导交办的工作。

   “一博”,即博学。办公室工作千头万绪,涉及面广,标准高,要求严,这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。只有知识积累多了,知识面宽了,理论功底厚了,才能提高“谋的层次和质量。

   “两勤“即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走,遇事多问问,有用的资料多记记,别人的意见多听听,做的心中有数,这样做起工作来才能得心应手。

  “三心”,即耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作,做服务工作一定要耐心,要有礼貌,热情周到,不摆架子,尽量让人满意。做工作时要专心,不能三心二意,要仔细研究,能够深入进去。平时工作中还要细心,多观察,多思考,自觉查找工作中的漏洞和不足,以不断改进。

处理好办公室工作的“四个关系”

处理好“专”与“博”的关系。纪要成为办公室自身业务的行家,又要了解各类知识,做到博学多艺。多数单位实行的时党政办公室。这种情况下办公室的“专”,是说自身业务,诸如在公文写作、党政事务、文档统计等方面应是相对的专家,应在本单位起主导和咨询中心的作用。说博“,是指在企业事务有关的其它方面的知识,诸如预算管理、财经商贸、法律政策,乃之企业所在地的人文地理、政策环境等,也必须涉足其中。不能当门外汉。

   处理好“动”与“静”的关系。纪要在茫茫碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事,更有注意事后的反思。谁都知道办公室事务性工作多,其实就是每天在办事、办会办文中度过。这“三办是办公室在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的,办公室人员的素质是各种质量的第一要素。学会做人,做事就可能事半功倍。

   处理好“虚”与“实”的关系。既要虚事实做,。又要从实事中抽象理性的东西。作为党政合署办公办事机构,承担党务、纪检、精神文明建设、工会、指导群众组织开展有关活动等工作。有些事看起来很虚,但将虚事做实,就容易赢得党员和职工的理解、支持、参与、。作为企业行政办事机构,面对企业管理上的实事要学会从中抽象出规律性的东西。

   处理和“忙”与“闲”的关系。既要忙而不乱,又要在相对轻松时注意平峰填谷。办公室工作不应总是显得忙。而应是一条张弛有度的曲线。一是要加强工作的预见性,二是要分清主次。

   锐意进取 不断创新 使办公室工作更上一个台阶

   锐意进取,不断加强自身学习,提高业务能力。办公室人员是部门领导的左膀右臂,直接影响到领导的工作效率。不仅工作态度要好,善于处理各方面的关系,而且自身的能力、水平要高。要做一名优秀的办公室管理人员,首先要发挥主动性和积极性;其次要有较强的组织和表达能力,多思考,说话、做事要有分寸,又要有水平,最后要有耐心。因此,必须不断学习,提高自身的业务素质。

   坚持不断创新,逐步完善工作机制,反对因循守旧。创新是办公室工作的持久的动力。办公室工作要善于找到和找准全局工作的突破口,在创新上下功夫。办公室工作包罗万象,治安管理、部门方针目标、劳资、人事、教育培训、规章制度制定和执行等等,制高和创新点很多,关键是要不断解放思想,勤于思考。勇于实践。

   思维观念要创新。思想是行动的总开关,所以必须解放思想。只要是符合科学发展观的要求,只要能更好地促进办公室工作,就要敢于突破陈规,破除一些不适合形势发展的旧框框,放开手脚去干。

   制度建设要创新。没有规矩,不成方圆。制度是人定的,随着形势的发展,也应不断健全完善和创新,绝不可能一成不变。在制度建设创新中,特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。评价制度创新的标准不在于制定得多么细,多么具体,而在于是否紧扣工作需要,堵塞管理上的漏洞,是否达到了按章办事、奖勤罚懒的效果。

   服务方式要创新。要多考虑如何更好地创新管理,开源节流,加强基础设施建设,保证办公室正常高效运转。参谋要参到点子上,既要想领导之所想,又要超前思考,想领导之未想,从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变,事前、事中、事后都要主动介入,紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化,力争提高可借选择的方案让领导决策,既要考虑一项决策带来的正面效果,又要考虑可能产生的不利因素,经常深入基层,调查研究,总结成绩不夸大,反映失误不缩小,为领导科学决策提高准确的依据,提高领导对参谋意见的选用和参谋建议向决策的转化率,不断提高服务质量。协调要协调到面上,形成合力。要全面权衡利弊,缓解利益冲突,使各有关方形成共识,达成可接受的方案,调动方方面面的力量,凝聚合力,共同干好工作。督查要一抓到底,推动重大决策见实效,为群众谋利益。

   (作者单位:中国平煤神马集团天力公司)



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