设为首页 繁体中文 English 移动门户 政务邮箱
首 页 聚焦河南 秘书工作 政策法规 名人名企 时代风采 旅游中原 协会简介 史海探秘
        栏目导航
秘书工作     
· 秘书工作
协会章程   
秘书工作 首页 -> 秘书工作  

信函格式公文常见错误与辩证

[编辑:李展]     [文章来源:河南秘书]     [编辑时间:2022/9/17]     

  

李展

信函格式是一种特殊的公文形式。《党政机关公文格式》(CB/T97042012)将信函格式、命令(令)格式、纪要格式并列为三大公文特定格式,以有别于“文件格式”。在实际工作中,信函格式公文由于其特殊性,在制发过程中极易出现错误。因此,在各级各类机构制发的信函格式公文中,错误比比皆是,一定程度上影响了公文的权威性、严肃性和权威性。这些错误主要有以下几种形式。

   一是选用文种错误。虽然《党政机关公文处理工作条例》(下简称《条例》)、《党政机关公文格式》(CB/T9704-2012)没有对信函格式适用的公文种类作出明确的概念描述和界定,但就目前信函格式的使用情况看,多用于不相隶属机关之间商洽工作,主要使用的公文种类为“函”。除此之外,发至平行机关或不相隶属机关的“意见”“通知等,也可以使用信函格式。但请示”“批复”“报告等有着特定行文方向的公文,并不能选用信函格式,诸如关于2015年增加人员编制的请示”“关于xxx同志任职资格的批复”“关于报送2016年度工作总结的报告”等采用信函格式的公文均为文种选用错误。另外,在工作实践中,有的机关单位的一些日常应用文体,如“总结”“计划”“启事”等也套用信函格式,这是不规范的,诸如把“2016年度党政工作计划”“纪念中国共产党90华诞暨辛亥革命100周年书画名家邀请展展览启事”等制发为信函格式公文,都是不正确的。需要强调的是,“信函格式”和不能混为一谈,“信函格式”指的是公文的外在格式、样式,是对公文格式的技术性要求:“函指的是公文种类,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。两者是形式和内容的关系,并不是一个概念。

   二是发文机关标志错误。对于“文件格式”公文的发文机关标志,,《条例》规定,一般有两种方法,一是采用发文机关全称或规范化简称,二是在发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字;联合行文时,可并用联合发文机关名称,也可单独用主办机关名称。《党政机关公文格式》进一步规定,发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色;联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前。对于信函格式公文的发文机关标志,《条例》没有给出明确规定,《党政机关公文格式》在使用全称或规范化简称、位置、字体字色方面的规定与“文件格式”公文一致,稍有不同的是上边缘至上页边改为30mm,联合行文时只使用主办机关标志。可见“文件格式”和信函格式在发文机关标志规定上有细微差别,信函格式的发文机关标志中无需加入“文件”二字,上边缘至上页边距离少了5mm。而在实际工作中,制发公文者常常忽略这种差别,而把信函格式公文制作为“文件格式”。常见错误是在发文机关标准中加入“通知”“函件”“文件等后缀词,比如,“xx局文件”“xx厅通知“xx书画院通知文件”“xx司局函件”等,这些发文机关标志都是不正确的,须去掉发文机关后的“文件”“通知”“通知文件”“函件”等后缀词;还有的机关单位直接以会议、活动的名称作为发文机关标志,比如,把“2016年度最有影响力风云人物颁奖典礼”“2016xx省经济年会年度峰会”“2015新技术国际发展趋势高层论坛”等作为发文机关标志,这也是错误的,须改用发文机关全称或规范化简称;还有的字体字色选用错误,虽然《党政机关公文格式》对于信函格式的发文机关标志“推荐使用红色小标宋体字”,但在制发公文的实践中,灵活性很小,字色选用黑色、蓝色等,字体选用黑体、蓝楷体等,都会在视觉上影响公文的庄重感和严肃性,都是不足取的。

   三是红色双线错误。这种错误比较常见。《党政机关公文格式》规定,信函格式公文发文机关标志下的红色双线上粗下细,页底的红色双线上细下粗。而在公文工作实践中,有的把双线用作单粗细或单细线;有的把版头中的双线用作上细下粗,把页底的双线用作上粗下细;在颜色选择上,有的把红色错用作黑色、蓝色、紫色;有的只在版头中加红色双线,页底无红色双线;有的画蛇添足,在页底红色双线下印制机关单位地址、邮政编码、电话号码、电子邮箱、传真号码等多余信息,与公文的制发要求不符。

   四是份号、密级和保密期限、紧急程度等标注位置错误。《党政机关公文格式》规定,信函格式公文标注份号、密级和保密期限、紧急程度要顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,自上而下分行排列。实际工作中,很多机关单位按照《党政机关公文格式》关于”文件格式“的要求,把这些要素“顶格编排在版心左上角”。

   五是发文字号错误。这是最为常见的错误,错误的情形五花八门。其一时标注位置错误。《党政机关公文格式》要求,信函格式公文发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。但实际工作中,多编排在发文机关标志下空二行位置,并居中排布。很显然,这是按照“文件格式”规定标注造成的错误。其二是发文字号的各项要素错误。信函格式公文的发文字号要求与“文件格式”相同,“年份、发文顺字号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入;发文顺序号不加‘第’字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加‘号’字”。但在发文实际中,多把六角括号〔〕错用为方头括号【】、圆括号()、方括号“[ ]”、单书名号“〈〉”等;有的年份不全,常见错误是省略了年份中的千位和百位数字,如把“2016”简称为“16”等;有的在发文字号中加“字”“第”等嵌入字;有的在发文字号中编入虚位,如“协字〔201605号等。这些错误都是公文制发人员马虎粗心、不够严谨认真造成的。

   此外,信函格式公文还经常出现以下错误;标题位置错误。《党政机关公文格式》规定,标题与其上最后一个要素相距二行。常见错误是标题与其上最后一个要素之间没有空行。首页标注页码错误。《党政机关公文格式》规定,“首页不显示页码”,但多数信函格式公文首页显示了页码。版记错误。《党政机关公文格式》规定,“版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方,但部分信函格式公文仍在版记中加入印发机关、印发日期和分割线,按照文件格式来设计版记。

   信函格式公文之所以容易出现错误,一是因为《条例》《党政机关公文格式》对此描述较少,一些描述过于简略,缺乏操作性、指导性;二是与“文件格式”公文相比,信函格式公文不太常用和常见,制发公文者对此知之较少;三是因为制发公文者对《条例》《党政机关公文格式》学习研究不够,业务知识欠缺。为了规避错误,增强信函格式公文的严肃性和庄重性,发挥信函格式公文的实际效力,需要多措并举,不断改进公文制发工作。一是需要做好顶层设计,在《党政机关公文格式》中对信函格式的各项要素和技术要求进一步细化、明确、厘清边界,廓清模糊认识,明确标注,增强指导性,便于制发公文者操作和实践;二是制发公文者要加强业务学习和业务培训,全面、深入了解有关公文处理的各项规定,熟练掌握信函格式,提高有无水平和业务能力,避免低级错误的出现;三是以严谨、细致、认真的态度严把公文制发审核关,增强责任心,确保制发的信函格式公文“零失误”。

                                      (作者单位:郑州铁路职业学院)



上一篇:文稿校校核「十必看」
下一篇:汇报工作讲究多

 

版权所有:河南省秘书协会
地址: 郑州市花园路81号
电话:0371-61286580 Email: msxh0371@163.com  豫ICP备10202120号-1 技术支持: 郑州网络公司

sci论文发表淘气堡加盟