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汇报工作讲究多

[编辑:谭一平]     [文章来源:河南秘书]     [编辑时间:2022/9/18]     

  

谭一平

案例

张武是公司销售部经理助理。这天他来到经理办公室汇报拜访客户的情况:今天上午我去了中通公司。他们公司离车站很远,今天又特别热,我走到他们公司整整花了半个小时。到达后是王总接待的我。王总特别喜欢打麻将,他总是聊打麻将的话题,真是快把我急死了……”

“你也快把我急死了!”经理打断了张武流水账式的汇报。

“?”张武莫名奇妙,不知道经理为何发火。

“合同签回来没有?”经理已经很不耐烦了。

张武这才明白过来,经理最想知道的是结果而不是过程。

      解析

上司在听取工作汇报时,最烦拖沓的“工作背景”介绍,所以助理在汇报工作时一定要把握几个要点。

工作完成后要及时汇报

上司交代工作后,最惦记的当然是完成情况。所以,工作一旦完成,助理应在第一时间向上司汇报,不要等着上司来催问。一般来说,口头指示的完成情况只需作口头汇报,书面指示的完成情况则必须作书面汇报。对于那些办理周期长、情况复杂且比较重要的工作,不仅要在完成之后作书面汇报,还要在工作进程中不定期地作口头汇报。

首先汇报结果

汇报工作时要注意先汇报结果,减少无关紧要的背景介绍。一般按“结果—经过—理由”这样的顺序汇报。汇报工作时一定要明确上司最想知道什么,要针对重点汇报,切忌滔滔不绝说一些无关紧要的事。

合适的汇报方式

面对不同类型的上司,助理要用相应的汇报方式。有的上司只听结果不问详情,有的上司喜欢听数据,有的上司喜欢听口头汇报……所以,助理首先要了解自己的上司属于那种类型。如果上司是急性子,那就直接汇报结果,然后把详情写成书面材料交给上司;如果上司喜欢听数据,就尽量用数字来说明问题。

合适的汇报时机

汇报工作要选择合适的汇报时机。如果情况不是很紧急,不要打断上司正在进行的工作作专门汇报,最好在完成了某项工作或者谈完了其他工作后顺便汇报。

坏消息尽早汇报

对于工作中发生的问题,有意延迟汇报,或者汇报时用一些模糊的词句掩盖事情的真相,都是不负责任的行为。很多上司从助理那里听到坏消息后的第一反应就是:“事情都到了这个地步,你怎么不早说?”在他们的潜意识里,助理延迟汇报就是为了逃避责任。尽早汇报负面消息,不仅有利于上司尽快采取应对措施,将问题解决在萌芽状态,而且有利于保护自己。

(摘自谭一平《好助理,90’造》,该书由译林出版社出版)



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